「バイト面接の日程について、メールでやり取りしてるけど希望日とか伝えても失礼じゃないかな」
というのはありがちな悩みだと思いますが、結論から言うと全然問題ありません。
この記事では、バイト面接に関するメールのやり取りの仕方・希望日の伝え方について解説します。
よくあるメールのルールさえちょっと知っていれば、あなた用に書き換えていけば良いので悩むことは減ります。
あなたの事情を正確に伝えて、出来るだけ快適にやり取りができるようにしましょう。
バイト面接の希望日の伝え方
意識することは以下の3点です。
- メールの元の文章を引用すること
- 候補日をあげる時は営業日のうちから3つ以上挙げる
- 提案された日時が都合が悪い時は簡単な謝罪の一文を加える
1つずつ解説します。
なお、バイト先に採用してシフトを伝える場合は自分の都合を正直に伝えて構いません。
下記の記事で解説しています。
メールの元の文章を引用すること
バイトの面接の希望日についてメールをもらったら
返信の際には、必ずメールの原文を引用しましょう。
元のメールを引用することで、メールの内容について同意したかどうか
判断しやすくなります。
また、あなたがメールをよく読み本文を理解したうえで返信している様を
アピールすることが出来ます。
候補日をあげる時は営業日のうちから3つ以上挙げる
面接の候補日を伝える際には、会社が営業している日のうち、少なくとも3日を挙げることが大切です。
複数候補挙げることで、面接できる日にちを確保することができます。
仮に1日だけ候補日を伝えていたとして、その日がダメだったら
複数回メールのやり取りしなければならず、バイト先に手間をかけてしまいます。
また、面接可能な日程を記載する際には明確かつ簡潔な表現にすることを心がけましょう。
余計な文章記述は避けるようにし、参加可能な日時のみを正確に記入しましょう。
そうすることで、希望日の連絡がスムーズに出来、面接日の設定を円滑に行うことが出来ます。
それに、コミュニケーションがとりやすい人材としてアピールもできます。
提案された日時が都合が悪い時は簡単な謝罪の一文を加える
バイト先から提示された日程が都合が悪く、こちらから候補日を提示したい場合は
必ず都合が悪くなった理由とお詫びを述べるようにしましょう。
お詫びをすることで、面接官がバイトの面接に対して
時間と労力をかけて下さったことに感謝し、できるだけスムーズに手続きを進めたいという気持ちが伝わります。
また謝罪の際は、簡潔に述べるようにしましょう。
都合が悪い理由を長々と言い訳したり、こちらの都合をだらだらと話しても
バイト先は何も得をしません。
メールを送るときの基本的なマナー
そもそもメールをするときのマナーについては大まかに知っておいた方が良いです。
下記の点については確実にマスターしておきましょう。
- メールの返信は24時間以内かつ営業時間内に
- 正しい敬語を使うこと
- 件名・挨拶・署名を書くこと
- 見やすい文章を心がけよう
メールの返信は24時間以内かつ営業時間内に
迅速な返信を心がけることは、何よりも重要です。
更に言うと、24時間以内に返信することが望ましく、営業時間内が理想的です。
もし、返信がどうしても遅くなってしまった場合は
メール内で理由を説明し、遅れたことを謝罪するようにしましょう。
また、応募先の企業の時間帯に注意することも大切です。
バイト先がとても忙しい時間帯に返信をしても、あなたのメールをすぐには確認できません。
逆に、手がすいている時間帯に返信をすることで
相手がタイムリーにあなたの返信を読むことができるようになります。
これは、あなたが相手の時間を配慮し、面接の適切な時間を見つけるために協力する意思があることを示すものでもあります。
バイト面接へ応募する時の時間への配慮も同様です。下記の記事を参考にして下さい。
正しい敬語を使うこと
バイトの面接に関するメールに返信する際には、正しい敬語で返信することが大切です。
口語的な表現や、誤った敬語の使い方をしていると、あなたの人柄もそのように映ってしまいます。
WEBで用法を調べながら、適切な表現で書くことが好ましいです。
とはいえ、学生の場合、バイト先も多めに見てくれる場合がとても多いです。
大切なのは、丁寧にメールを記載しているかどうかです。
件名・挨拶・署名を書くこと
返信のすべては、「件名」「挨拶」「署名」の有無で決まると言っても過言ではありません。
この3つを記載しておくことで、受信側がメールの処理をしやすくなります。
必ず、3つとも記載するようにしてください。
それぞれの例文は下記です。
件名
バイトの面接の日程について リョー
挨拶
日頃よりお世話になっております。
この度、○○のバイトに応募いたしましたリョ―です。
今回は面接の日程の件で連絡いたしました。
違和感を感じますが、初見でも「お世話になっております。」と記載して問題ありません。
署名
以上 リョー（あなたのフルネーム）
見やすい文章を心がけよう
メールの返信では、メール全体を見やすくレイアウトすることが大切です。
面接の日程について書く場合は、可能な日程ごとに改行し、文章の区切りを入れるようにしましょう。
そうすることで、メールの読み手に読んでもらいやすくなります。
また、「18日から20日まで空いています」ではなく
「18日～20日でしたら、面接可能です。」の様に記号を使うのも手です。
その他にも、箇条書きを利用したり、太字を使ったり
相手が読みやすいメールとなるようレイアウトしましょう。
まとめ
面接の日程に関するメールに限らず
メールのやり取りについてはどの立場になっても重要なスキルです。
しかし、相手が読みやすくなるように配慮し、丁寧に記載することを心がければ
誰でも良いメールの文章を書けます。
下記の記事も面接の際の参考になるので、ぜひ読んでみて下さい。
